GTD

GTD流程图 : Getting Things Done的缩写

把所有事情都从你的脑袋里弄出来。在事情出现就做好相关行动的一系列决定,而不是在事情爆发的时候。以合适的类别组织好你的项目的各种提醒以及下一步行动。保持你的系统更新和完整,及时进行回顾,使你在任何时候都能信任你的系统和对任务的处理。”

GTD系统由五条核心原则组成:收集、处理、管理、执行、回顾

搜集

把任何你需要跟踪或者记住或者做的事情记在Allen称之为‘水桶’的地方:一个收件箱,电子邮箱,磁带,笔记本,PDA,或者它们的组合。把你脑子里的任何东西都拿出来放到你的搜集设备里,准备好做下一步的处理。每星期所有的水桶都应该被至少清空一次。

处理

处理你的收件箱要遵循一个严格的工作流程:
从最上面开始。
一次处理一项。
不把任何东西放回收件箱。
如果任何一项需要做:
做(如果花的时间少于两分钟)
委托别人完成,或者
把它延期。
否则
把它存档以便查询,
把它扔掉,或者
使它成熟以便下一步的处理
两分钟原则:任何事情如果花的时间少于两分钟,那么马上就去做。两分钟是一个分水岭,这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多。

组织

Allen描述了一个建议的列表集合,你可以用来跟踪需要关注的项目:
下一步行动(Next actions) - 对于每个需要你关注的事项,定好什么是你可以实际采取的下一步行动。例如,如果事项为“写项目报告”,下一步行动可能会是“给Fred发邮件开个简短会议”,或者“给Jim打电话问报告的要求”,或者类似的事情。虽然要完成这个事项,可能会有很多的步骤和行动,但是其中一定会有你需要首先去做的事情,这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。较好的做法是把这些事项根据能够被完成的“环境”整理分类,例如“在办公室”,“用电话”,“在商场”.

专案(Projects) - 每个需要多于一个实际的行动才能达到的生活或者工作中的“开放式回路”就是一个“专案”.

使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个专案都有一个下一步的行动进行下去。

等待(Waiting for) - 当你已经指派了一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外部的事件,就应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者需要发出一个提醒。

将来/可能(Someday/Maybe) - 这些事情你需要在某个点去做,但是不是马上。例如:“学习中文”,或者“进行一个潜水假期”.

对于跟踪你的预约和委托,一个日历也是重要的;另外,Allen特别推荐日历应该被用在他所谓的“硬工程”上:必须在某个特定的期限之前完成的事情,或者在约定的时间和地点完成的会议和约会.“待办”事项应该用在下一步行动列表当中。

GTD的最后一个关键组织模块是归档系统.“Getting Things Done”书里说如果要用一个归档系统,那它必须得是简单易用和有趣。即使是一张纸,如果你需要用来记录参考信息,如果不属于你已经有的一个目录,也要有自己的文件组织方式。Allen的建议是你可以维护一个按照字母顺序组织的归档系统,这样可以比较容易快速的存储和提取你所想要的信息。

Google的Gmail的用户可以用创建标签的方式来创建“待办事项”和“项目”,这种方式在Bryan Murdaugh的 “Getting Things Done with Gmail” [1]白皮书中有清楚的描述。它保留了很多GTD的相同概念,但是是在在线的电子邮件系统中实施。

检查

如果你不至少每天或者只要你有时间就回顾检查,那么你的行动和提醒的列表将会变的毫无用处。以你当时拥有的精力,资源和时间,决定什么是对你来说最重要的事情,然后做。如果你倾向于拖延,你可能会老是做最容易的事情,避免那些难的。为了解决这个问题,你可以一个接一个地做列表上的事情,按照它们的顺序,就象你处理你的收件箱一样。
至少以星期为周期,GTD要求你回顾所有你比较主要的“行动”,“项目”和“等待”的事项,确保所有的新任务或者即将到来的事件都进入你的系统,而且所有的事情都更新到符合最新的情况。Allen建议制作一个难题档案来帮助你更新你关于主要行动的记忆。

如果你把你的时间都花在组织工作,而不是做它们,那么所有的GTD系统都是不好用的!David Allen的观点是,如果你可以把必须做的事情,让它变得简单、容易、有趣的话,那你就比较不会拖延、或者被太多的“开放性回路”所压倒。

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